Licentieovereenkomst

Licentieovereenkomst Software-as-a-Service (SaaS) — versie 1.0

1. Partijen

Deze licentieovereenkomst (hierna "de Overeenkomst") wordt gesloten tussen:

De Licentiegever:

De Licentienemer: de onderwijsinstelling die het platform aanwendt voor het beheer van stageovereenkomsten van haar studenten. De identificatiegegevens van de Licentienemer (naam, instellingsnummer, KBO-nummer indien van toepassing, BTW-nummer, zetel, contactpersoon) worden opgenomen in de bestelbevestiging en op iedere factuur. De Licentienemer wordt rechtsgeldig vertegenwoordigd door de bij de aanvaarding aanwezige schoolbeheerder.

2. Definities

• Platform: de online SaaS-toepassing Bernadet. en alle bijhorende componenten (frontend, backend, documentgeneratoren, e-mailverzendmodules).
• Licentie: het persoonlijke, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicensieerbare gebruiksrecht op het Platform voor de duur van deze Overeenkomst, beperkt tot het bestelde aantal Studenten.
• Schooljaar: de periode van 1 september tot 31 augustus van het volgende kalenderjaar.
• Student: een gebruikersaccount aan wie de rol "student" werd toegekend door de Licentienemer.
• Effectief Gebruik: het aantal unieke Studenten van de Licentienemer waarvoor tijdens de licentieperiode minstens één stagecontract werd aangemaakt op het Platform, ongeacht de status van dat contract.
• Bestelde Cap: het aantal Studenten dat de Licentienemer bij aanvang van de licentieperiode heeft besteld.
• Demo: de gratis proefperiode waaraan elke nieuw geregistreerde Licentienemer onderworpen is, beperkt in tijd én in aantal Studenten.

3. Voorwerp en aard van de licentie

De Licentiegever verleent aan de Licentienemer het recht om gedurende de licentieperiode het Platform te gebruiken voor het beheer van stageovereenkomsten van maximaal het bestelde aantal Studenten, vermeerderd met een tolerantiemarge van 20% (de "Hard Cap" — zie artikel 8).

De Overeenkomst is een dienstenovereenkomst van het type Software-as-a-Service. Er wordt geen software geïnstalleerd of gekopieerd op de infrastructuur van de Licentienemer. De Licentienemer verkrijgt geen enkel eigendomsrecht op het Platform, de broncode, de databasestructuur, de documentatie of de visuele identiteit. Alle intellectuele eigendomsrechten blijven exclusief bij de Licentiegever.

Het is de Licentienemer uitdrukkelijk verboden:

• het Platform geheel of gedeeltelijk te kopiëren, te decompileren, te disassembleren, of er afgeleide werken van te maken;
• het Platform te sublicensiëren, te verhuren of door te verkopen aan derden;
• het Platform te gebruiken om aan derden vergelijkbare diensten te verlenen.

De gegevens die de Licentienemer en haar gebruikers in het Platform invoeren (Studentgegevens, contractinhoud, evaluaties, urenstaten) blijven eigendom van de Licentienemer of van de betrokken derden en worden door de Licentiegever uitsluitend verwerkt in opdracht van de Licentienemer conform de Verwerkersovereenkomst.

4. Aanvang, duur en verlenging

De licentieperiode loopt vanaf de bestelling tot eerstvolgende 31 augustus 23:59 (Belgische tijd). De prijs is onafhankelijk van het instapmoment in het schooljaar — de Licentienemer betaalt steeds €10 per Student met contract, ongeacht of zij vanaf 1 september dan wel later instapt (zie artikel 6).

De Overeenkomst wordt niet automatisch verlengd. De Licentiegever stuurt minstens 30 dagen vóór 31 augustus een aanbod tot verlenging voor het volgende schooljaar. De Licentienemer kan dit aanbod uitdrukkelijk aanvaarden door middel van een nieuwe bestelling. Bij gebrek aan aanvaarding eindigt de Overeenkomst van rechtswege op 31 augustus.

Bij niet-verlenging behoudt de Licentienemer toegang tot een leesversie van haar gegevens gedurende 90 dagen, waarna de gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd conform het in de Privacyverklaring beschreven bewaarbeleid.

5. Proefperiode (demo)

Iedere nieuw geregistreerde Licentienemer ontvangt automatisch een gratis Demo. De Demo is beperkt tot:

• maximaal 5 Studenten (gemeten op het aantal aangemaakte Student-accounts; deze limiet kan door de Licentiegever worden aangepast in de configuratie);
• tot eerstvolgende 31 augustus en het volledige daaropvolgende schooljaar — d.w.z. tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar van registratie, zodat elke nieuwe Licentienemer minstens één volledig schooljaar kan testen.

Tijdens de Demo zijn alle functionaliteiten beschikbaar (registratie van campussen, medewerkers, opmaken van contracten, urenstaten, evaluaties), met uitzondering van het overschrijden van bovenvermelde limiet. Na afloop van de Demo kan de Licentienemer ervoor kiezen een betaalde licentie aan te schaffen, of de samenwerking te beëindigen waarna de gegevens conform artikel 4 worden verwerkt.

Per Licentienemer wordt slechts één Demo verleend. Bij een nieuwe registratie van dezelfde rechtspersoon zal de Licentiegever de aanvraag toetsen aan deze regel.

6. Prijs en BTW

De licentievergoeding bedraagt €10,00 per Student per schooljaar (excl. BTW). De prijs geldt per Student met Effectief Gebruik tijdens de licentieperiode, ongeacht de duur van dat gebruik binnen het schooljaar.

Op alle bedragen is de Belgische BTW van toepassing aan het wettelijke tarief van 21%, behoudens een wettelijke vrijstelling die door de Licentienemer schriftelijk en met BTW-attest wordt aangetoond.

De prijs is herzienbaar voor toekomstige schooljaren. Een prijswijziging wordt minstens 60 dagen vóór 31 augustus aan de Licentienemer meegedeeld. Bij niet-aanvaarding kan de Licentienemer kiezen om niet te verlengen.

7. Jaarafrekening op 31 augustus

Op 31 augustus van iedere licentieperiode vergelijkt de Licentiegever het Effectief Gebruik met de Bestelde Cap:

• Effectief Gebruik > Bestelde Cap: de Licentiegever maakt een aanvullende factuur op voor het verschil aan €10/Student + 21% BTW. De Licentienemer betaalt deze binnen 30 dagen na ontvangst.
• Effectief Gebruik < Bestelde Cap: de Licentiegever maakt een creditnota op voor het verschil aan €10/Student + 21% BTW. De creditnota wordt automatisch verrekend op de eerstvolgende verlengingsfactuur. Indien de Licentienemer de licentie niet verlengt, wordt het tegoed terugbetaald binnen 30 dagen na het verzoek.
• Effectief Gebruik = Bestelde Cap: geen bijkomende verrichting.

Het Effectief Gebruik wordt berekend op basis van de in het Platform geregistreerde contracten op 31 augustus 23:59. De Licentienemer kan dit cijfer op elk moment raadplegen via de pagina "Mijn licentie" en heeft 7 kalenderdagen na 31 augustus om bezwaar aan te tekenen tegen het cijfer.

8. Bijbestelling tijdens schooljaar en hard cap

De Licentienemer kan tijdens de licentieperiode haar Bestelde Cap verhogen. De bijbestelling resulteert in een topup-factuur voor het delta-aantal Studenten aan €10/Student + 21% BTW, voor de resterende periode tot 31 augustus.

Het Platform laat het aanmaken van een eerste contract toe tot 120% van de Bestelde Cap (de "Hard Cap"). Bij overschrijden blokkeert het Platform het aanmaken van een eerste contract voor een nieuwe Student. Bestaande Studenten kunnen onbeperkt extra contracten ontvangen.

Bij 90% van de Bestelde Cap stuurt de Licentiegever een eerste verwittiging; bij 110% een tweede verwittiging die de naderende Hard Cap aankondigt. De Licentienemer kan op elk moment haar Cap verhogen om de Hard Cap-blokkade te vermijden.

9. Betalingsvoorwaarden

De facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, via overschrijving op de op de factuur vermelde rekening. Bij niet-betaling op de vervaldag is de Licentienemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd:

• een nalatigheidsintrest aan het wettelijke tarief van toepassing op handelstransacties (Wet 02/08/2002, momenteel het door de Nationale Bank gepubliceerde halfjaarlijkse tarief);
• een forfaitaire schadevergoeding voor invorderingskosten van €40,00 per onbetaalde factuur, conform artikel 6 §2 van de Wet 02/08/2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties;
• de redelijke en gerechtvaardigde invorderingskosten boven het forfaitaire bedrag, mits bewijs.

Bij aanhoudende wanbetaling kan de Licentiegever, na een ingebrekestelling met termijn van 14 dagen, de toegang tot het Platform opschorten zonder afbreuk te doen aan de verschuldigde bedragen. De gegevens van de Licentienemer blijven gedurende de opschortingstermijn integraal bewaard.

10. Levering en gebruiksrecht

De Licentiegever stelt het Platform online beschikbaar binnen 24 uur na bevestiging van de bestelling. Geen fysieke levering vindt plaats.

De Licentienemer is verantwoordelijk voor:

• het correct beheer van haar gebruikersaccounts (toewijzing rollen, deactivering bij vertrek personeel);
• de juistheid van de in het Platform ingevoerde gegevens;
• de naleving van de Algemene Voorwaarden door haar gebruikers (Studenten, medewerkers, stagementoren).

11. Beschikbaarheid en Service Level Agreement

De Licentiegever streeft naar een maandbeschikbaarheid van 99%, gemeten op kalenderbasis. In de berekening van de beschikbaarheid worden niet meegeteld:

• geplande onderhoudsmomenten op zondag tussen 22:00 en 02:00, mits 48u vooraf aangekondigd;
• onbeschikbaarheid die het gevolg is van overmacht (zie Algemene Voorwaarden §12);
• onbeschikbaarheid die het gevolg is van handelingen van de Licentienemer of haar gebruikers.

Bij niet-naleving van de beschikbaarheidsdoelstelling gedurende drie opeenvolgende maanden kan de Licentienemer een schriftelijke klacht indienen. De Licentiegever zal binnen 30 dagen een herstelplan voorstellen. Bij gebrek aan herstel binnen 60 dagen na het herstelplan kan de Licentienemer de Overeenkomst kosteloos beëindigen met evenredige terugbetaling van de niet-verbruikte licentievergoeding.

Support wordt verleend tijdens kantooruren (werkdagen 09:00–17:00 Belgische tijd) via e-mail naar axel@molokini.be. Eerste reactietermijn: maximaal 1 werkdag.

12. Aansprakelijkheid

De Licentiegever is enkel aansprakelijk voor zijn directe schade die rechtstreeks voortvloeit uit een tekortkoming in de uitvoering van deze Overeenkomst. Aansprakelijkheid voor indirecte schade (winstderving, verlies van gegevens, reputatieschade, gemiste opportuniteiten, derving) is uitgesloten, behoudens in geval van bedrog, opzet of zware fout.

De totale aansprakelijkheid van de Licentiegever per kalenderjaar is beperkt tot het bedrag dat de Licentienemer in de 12 maanden voorafgaand aan het schadegeval aan de Licentiegever heeft betaald.

Het Platform genereert hulpmiddelen voor stagecontracten. Het vervangt geen juridisch advies. De Licentienemer en de stagegever blijven zelf verantwoordelijk voor de inhoudelijke en juridische correctheid van hun stageovereenkomsten.

13. Gegevensbescherming

De Licentiegever treedt op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De voorwaarden van die verwerking zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van deze Overeenkomst.

De Licentienemer treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en garandeert dat zij beschikt over de vereiste rechtsgrond (uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang, of toestemming, naargelang het geval) voor de verwerking van persoonsgegevens via het Platform.

14. Vertrouwelijkheid

Beide partijen zullen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van deze Overeenkomst ontvangen, met de nodige discretie behandelen en niet aan derden meedelen, behoudens:

• aan personeel dat noodzakelijk gebonden is door eenzelfde geheimhoudingsplicht;
• aan subverwerkers of onderaannemers in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst, op voorwaarde dat eenzelfde geheimhoudingsplicht op hen rust;
• indien wettelijk vereist door een gerechtelijke of administratieve overheid, in welk geval de andere partij hierover voorafgaand wordt geïnformeerd, voor zover wettelijk toegestaan.

Deze geheimhoudingsplicht blijft van kracht gedurende 5 jaar na beëindiging van de Overeenkomst.

15. Opzegging en beëindiging

Opzegging in der minne: de Licentienemer kan de Overeenkomst beëindigen door op of vóór 31 juli van het lopende schooljaar schriftelijk mee te delen dat zij de licentie niet wenst te verlengen. De Overeenkomst loopt dan af op 31 augustus.

Buitengewone beëindiging: elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder schadevergoeding, in geval van:

• een grove tekortkoming van de andere partij die niet wordt verholpen binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling;
• faillissement, gerechtelijke reorganisatie of staking van betaling van de andere partij;
• aanhoudende wanbetaling van facturen door de Licentienemer (drie of meer onbetaalde facturen) na ingebrekestelling.

Gevolgen van beëindiging: bij beëindiging vervalt het gebruiksrecht. De Licentiegever staakt iedere verwerking van persoonsgegevens en bezorgt op verzoek van de Licentienemer een export van haar gegevens in een gangbaar machineleesbaar formaat (JSON of CSV). De gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd conform het in de Privacyverklaring en Verwerkersovereenkomst beschreven bewaarbeleid.

Eventuele creditnota's die op 31 augustus open stonden, worden binnen 30 dagen terugbetaald aan de Licentienemer indien zij niet verlengt.

16. Wijziging van voorwaarden

De Licentiegever kan deze Overeenkomst eenzijdig wijzigen voor toekomstige licentieperioden. Wijzigingen worden minstens 60 dagen vóór hun inwerkingtreding aan de Licentienemer meegedeeld via e-mail aan het op de schoolinstellingenpagina vermelde contactadres. Indien de Licentienemer de gewijzigde voorwaarden niet wenst te aanvaarden, kan zij de Overeenkomst kosteloos beëindigen tegen de eerstvolgende 31 augustus.

Voor de lopende licentieperiode kan de Licentiegever uitsluitend wijzigingen doorvoeren die noodzakelijk zijn ten gevolge van een wettelijke of regulatoire verplichting, of die uitsluitend gunstiger zijn voor de Licentienemer.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht, met uitdrukkelijke uitsluiting van het Verdrag van Wenen inzake internationale koopovereenkomsten van roerende zaken.

Bij geschillen streven partijen eerst naar een minnelijke oplossing. Indien geen minnelijke schikking wordt bereikt binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving, zijn uitsluitend de Nederlandstalige rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd, onverminderd het recht van de Licentiegever om de Licentienemer te dagvaarden voor de rechtbank van haar zetel.

18. Slotbepalingen

Splitsbaarheid: de nietigheid van een bepaling van deze Overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen verbinden zich ertoe de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.

Volledige overeenkomst: deze Overeenkomst, samen met de Algemene Voorwaarden, de Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst, vormt de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken over hetzelfde voorwerp.

Geen verzaking: het niet onmiddellijk afdwingen van een bepaling kan niet worden geïnterpreteerd als een verzaking aan de uitvoering ervan.

Overdracht: de Licentienemer kan deze Overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Licentiegever. De Licentiegever kan haar rechten en plichten overdragen mits voorafgaande kennisgeving.