Tientallen of honderden studenten in één keer aanmaken via Excel, CSV of XML.
Aan het begin van een schooljaar wil je niet honderden studenten één voor één aanmaken. De bulkimport leest een Excel-, CSV- of XML-bestand in en maakt alle accounts in één keer aan. Je ziet eerst een voorvertoning; pas wanneer je die bevestigt, worden de accounts aangemaakt.
Stap 1: download de sjabloon
Open Beheer → Studenten importeren en download het sjabloon (Excel).
Stap 2: vul het sjabloon in
Deze kolommen worden herkend: voornaam, achternaam, e-mail, studentnummer, opleiding, telefoon, geboortedatum, adres, postcode en stad.
- Eén rij per student.
- Verplicht zijn enkel voornaam, achternaam en e-mail. Ontbreekt er één, dan faalt die rij — de rest gaat gewoon door.
- Geen campuskolom. De campus kies je op het scherm, niet in het bestand; alle rijen komen op die ene campus terecht.
- Een onbekende opleiding geeft geen fout. Ze wordt automatisch aangemaakt op de gekozen campus. Controleer je spelling dus goed — een typefout levert een extra opleiding op, geen waarschuwing.
Stap 3: upload en controleer
- Kies de campus waarop je importeert.
- Klik Bestand kiezen en selecteer je ingevuld bestand.
- Klik Controleren. Je krijgt een voorvertoning met per rij wat er zou gebeuren: aangemaakt, bijgewerkt, overgeslagen of fout, en waarom. Nieuwe opleidingen staan erbij, net als bestaande studenten die van campus wisselen. Er is dan nog niets gewijzigd en er is nog geen mail vertrokken.
Stap 4: bevestig
Klopt de voorvertoning, klik dan Import bevestigen. Pas dan worden de accounts aangemaakt en vertrekken de welkomstmails. Klopt ze niet, klik Annuleren, pas je bestand aan en controleer opnieuw. Kies je een ander bestand of een andere campus, dan vervalt de voorvertoning en controleer je opnieuw.
Wat krijgen de studenten?
Elke nieuwe student krijgt een welkomstmail. Het e-mailadres wordt bij de import al als geverifieerd beschouwd — de student hoeft dus geen verificatielink meer aan te klikken.
Foutenrapport
Na de import krijg je een overzicht: hoeveel aangemaakt, hoeveel bijgewerkt, hoeveel mislukt en waarom. Downloadbaar als Excel-bestand. Rijen die falen — ontbrekend verplicht veld, ongeldig e-mailadres, of een adres dat twee keer in hetzelfde bestand staat — blokkeren de rest niet.
Werkt je school met een demolicentie, dan stopt de import bij het maximum aantal studentenaccounts. Rijen voor nieuwe studenten daarboven komen in het foutenrapport; bestaande studenten worden wel nog bijgewerkt.
Bestaande studenten
Een rij met een bestaand e-mailadres maakt geen duplicaat aan, maar werkt het bestaande account bij. Let op het verschil:
- Lege velden worden aangevuld — een veld dat al ingevuld is, wordt niet overschreven. Je kan een foutieve geboortedatum of opleiding dus niet via een import corrigeren.
- De campus wordt wel altijd overschreven naar de campus die je bij de upload koos. De voorvertoning meldt het wanneer een student zo van campus wisselt.
- Een eerder verwijderde student wordt hersteld en krijgt opnieuw een welkomstmail.
- Een account van een andere school blijft ongemoeid. Die rij wordt overgeslagen met de melding "Dit e-mailadres hoort bij een andere school". Welke school dat is, zie je niet.
- Wisselt een student van school en heeft hij bij zijn vorige school nog een verwijderd account, dan neemt de import dat account over. Het begint met een schoon profiel: enkel wat in je bestand staat, en niets van de vorige school. Het telt als nieuw account (ook voor de demolimiet) en de student krijgt een welkomstmail.