Als begeleider van de opleiding of als beheerder beoordeel je inkomende aanvragen.
Wanneer een student een stage aanvraagt, beslist de school of de stage doorgaat. Dat geldt enkel als je school aanvragen vraagt: onder Instellingen → Schoolinstellingen → Stage-aanvragen kies je bij Stage aanvragen tussen Altijd, Alleen bij nieuwe bedrijven en Nooit. Bij Nooit (de standaard) start de student zijn contract zelf: zie Contracten zonder aanvraag nakijken onderaan.
Wie beoordeelt?
- School- en campusbeheerders — altijd.
- Stagebegeleiders — voor aanvragen van studenten uit de opleidingen die ze opvolgen. Welke opleidingen dat zijn, stel je in bij Medewerkers → Bewerken (blok Opleidingen). Dit staat standaard aan; een school kan het uitzetten onder Instellingen → Schoolinstellingen (stagebegeleiders mogen aanvragen goedkeuren). Bij het indienen komen de begeleiders van de opleiding op de campus van de student meteen op de begeleiderslijst van het contract en krijgen ze de melding; wie op de lijst staat, mag goedkeuren of weigeren. Ben je al mentor van diezelfde stage, dan kan je niet goedkeuren.
Hoe kom je bij openstaande aanvragen?
Wie mag beoordelen, krijgt een melding zodra de student de aanvraag indient; een campusbeheerder enkel voor aanvragen van zijn eigen campus. Als beheerder zie je op je dashboard de kaart Aanvragen met het aantal openstaande aanvragen; als begeleider staat de aanvraag bij je acties op Mijn stagiairs. Je kan ook Contracten openen en filteren op status Aangevraagd. De knoppen Goedkeuren en Weigeren staan in de rij en op de pagina van de aanvraag zelf.
Wat zie je in een aanvraag?
- Het contracttemplate dat de student koos.
- Het bedrijf, en de vestiging als het er meerdere heeft.
- De opmerking van de student, als hij er een meegaf.
- De mentor, als de student al wist wie dat wordt. Het bedrijf kan die na de goedkeuring nog aanpassen; koos de student niemand, dan koppelt het bedrijf de mentor.
Goedkeuren
- Klik Goedkeuren.
- Kies de stagebegeleider van dit contract. Keur je als begeleider zelf goed, dan kies je niemand: je wordt er zelf de begeleider van.
- Controleer de deadline voor ondertekening. Die vult zich in met de eerstvolgende standaarddatum van het sjabloon of de school, als die er is; anders kies je zelf een datum. Na die datum kan het contract niet meer getekend worden.
- Bevestig.
De aanvraag gaat over naar Concept: het contract is aangemaakt en de student krijgt een melding. Ook het bedrijf krijgt een melding dat het contract klaarstaat: de beheerder van de vestiging (of anders de hoofdbeheerder) en de mentor, als die al gekoppeld is. Heeft het bedrijf nog geen account, dan gaat er een e-mail naar de contactpersoon van de vestiging of het bedrijf. Heeft de school voor dit contractsjabloon vaste stagedagen klaargezet, dan staan die meteen in de stagekalender.
Weigeren
- Klik Weigeren.
- Geef een weigeringsreden van minstens 50 tekens. De student ziet die reden, dus schrijf wat er moet veranderen.
- Bevestig.
De aanvraag gaat over naar Geweigerd. De student kan een nieuwe aanvraag doen.
Niet te lang laten liggen
Na zeven dagen zonder beslissing krijg je een herinnering. Na dertig dagen wordt de aanvraag automatisch geweigerd.
Twijfel?
Neem contact op met de student voor je beslist. Een aanvraag weigeren is niet definitief: de student kan altijd opnieuw aanvragen.
Contracten zonder aanvraag nakijken
Vraagt je school geen aanvraag (Nooit, of Alleen bij nieuwe bedrijven voor een bedrijf waar jullie al een stage afrondden), dan komt het contract van de student meteen op Concept. Een bedrijf telt als bekend zodra het bij jouw school een contract heeft met status Afgelopen of Archief, op eender welke campus; verbroken, geweigerde of verlopen contracten tellen niet.
Het platform doet zelf wat anders bij het goedkeuren gebeurt: de tekendeadline komt uit de standaard van het sjabloon of de school (kan leeg zijn), de begeleiders van de opleiding op de campus komen op de begeleiderslijst, en de vaste stagedagen worden klaargezet. Het bedrijf krijgt een melding om een mentor te koppelen (koos de student er al een, dan krijgt enkel die mentor de melding).
Jij krijgt een taak: Nieuw contract nakijken, als melding en bij je acties op het dashboard. Zo werk je ze af:
- Open het contract en kijk na of dit een geschikte stageplaats is.
- Staat er nog geen stagebegeleider op het contract, duid er dan een aan. Zonder begeleider kan de school niet tekenen.
- Klik Stageplaats goedgekeurd en bevestig. Het platform bewaart wie het deed en wanneer.
Blijft de taak liggen, dan volgt een herinnering na zeven dagen en daarna elke week.