Een stagecontract doorloopt verschillende statussen. Hier zijn ze, in volgorde.
Elk stagecontract op het platform volgt een vast traject. Begrijpen welke status wat betekent, helpt om te zien wat er nog moet gebeuren.
De statussen
- Aangevraagd — de student heeft een aanvraag ingediend. Wacht op beoordeling door de school.
- Geweigerd — de school heeft de aanvraag geweigerd, met een reden, of ze is na 30 dagen zonder beslissing automatisch vervallen. De student kan opnieuw aanvragen.
- Concept — aanvraag goedgekeurd, contract aangemaakt. Student, bedrijf en school vullen hun onderdelen in.
- Getekend — minstens één partij heeft getekend, maar nog niet iedereen.
- Teruggestuurd — iemand heeft het contract teruggestuurd voor aanpassing, met een opmerking. Alle handtekeningen zijn vervallen en het contract is weer bewerkbaar.
- Ondertekend — alle drie de partijen hebben getekend. Het contract is definitief; de stage is nog niet begonnen.
- Lopend — de startdatum is bereikt. Stagedagen, uren en evaluaties lopen.
- Afgelopen — de laatste stagedag is voorbij en het minimum aantal uren is gehaald. Tijd om af te werken, zoals de eindevaluatie. Is de uiterste einddatum voorbij zonder dat het minimum gehaald werd, dan staat het contract ook op Afgelopen, met een rode markering onvoldoende uren.
- Archief — alles afgehandeld. Alleen nog lezen en downloaden.
- Verbroken — vroegtijdig stopgezet door het bedrijf of de school.
- Deadline verlopen — de deadline voor ondertekening verstreek voor iedereen getekend had. Dat is definitief.
Overgangen
- Aangevraagd → Concept (goedkeuring) of Geweigerd. Vraagt de school geen aanvraag, dan start het contract meteen op Concept.
- Concept → Getekend (eerste handtekening)
- Getekend → Ondertekend (laatste handtekening, door de school), Teruggestuurd, of terug naar Concept als iemand zijn handtekening intrekt
- Teruggestuurd → Getekend (na aanpassing tekent de eerste partij opnieuw)
- Ondertekend → Lopend (op de startdatum) of Verbroken
- Lopend → Afgelopen of Verbroken
- Afgelopen en Verbroken → Archief
- Afgelopen → Lopend, wanneer de begeleider of een beheerder de uiterste einddatum verschuift (zie hieronder)
De uiterste einddatum van een stage
Een school kan een uiterste einddatum voor stagedagen instellen, een dag en maand die elk schooljaar opnieuw gelden. Een contractsjabloon kan een eigen datum hebben of de regel uitzetten. Na die datum kunnen geen stagedagen meer ingepland worden.
Maakt een beheerder of begeleider zelf een contract aan (Stages → Contracten → Aanmaken), dan vult het veld Uiterste einddatum stage zich in zodra het contractsjabloon gekozen is: de datum van het sjabloon, anders die van de school. Je kan ze voor dat ene contract aanpassen. Verschilt ze niet van de standaard, dan blijft het contract de school of het sjabloon volgen en schuift het mee als die hun datum wijzigen.
Door ziekte of afwezigheid kan een student de ontbrekende dagen soms niet meer inhalen. De stagebegeleider van het contract, de campusbeheerder en de schoolbeheerder kunnen de datum voor één contract verschuiven met de knop Uiterste einddatum verschuiven op de contractpagina. Een reden is verplicht en de vorige datum blijft bewaard in het activiteitenlog. Staat het contract al op Afgelopen (en is het nog niet gearchiveerd), dan gaat het bij het verschuiven terug naar Lopend en verdwijnt de markering onvoldoende uren. Een student kan dit niet zelf aanvragen: die wordt verwezen naar de begeleider.
Wat gebeurt er vanzelf?
Elke nacht zet het platform een aantal stappen automatisch:
- Ondertekend → Lopend op de startdatum.
- Lopend → Afgelopen zodra de laatste stagedag voorbij is en het minimum aantal goedgekeurde uren uit het contractsjabloon gehaald is. Is dat minimum nog niet gehaald, dan blijft het contract op Lopend — tot de uiterste einddatum voorbij is: dan gaat het toch naar Afgelopen, met de rode markering onvoldoende uren. Zonder uiterste einddatum blijft het op Lopend.
- Afgelopen → Archief een maand nadat de eindevaluatie ingediend werd. Een begeleider of beheerder kan ook eerder archiveren met Archiveren. Heeft een beheerder de archivering ongedaan gemaakt, dan wacht het platform opnieuw een maand vanaf dat moment.
- Verbroken → Archief een maand na de verbreking.
- Aangevraagd → Geweigerd na 30 dagen zonder beslissing.
- → Deadline verlopen wanneer de deadline voor ondertekening voorbij is.