Tot wanneer mogen stagedagen ingepland worden, wat als er te weinig dagen overblijven, en hoe verschuif je de datum.
Een school kan vastleggen tot wanneer stagedagen ingepland mogen worden: de uiterste einddatum. Na die datum kan geen enkele stagedag meer bijkomen. Het platform kijkt ook vooruit: zijn er niet genoeg werkdagen meer om het minimum aantal uren te halen, dan krijgen student, mentor en begeleider tijdig een rode melding.
Waar stel je de datum in?
De datum bestaat uit een dag en maand, zonder jaar: ze geldt elk schooljaar opnieuw, binnen het schooljaar van het contract. Er zijn drie niveaus, van algemeen naar specifiek:
- De school — onder Instellingen → Schoolinstellingen → Uiterste einddatum stage. Dit is de standaard voor alle contracten van de school. Alleen de schoolbeheerder past dit aan.
- Het contractsjabloon — onder Sjablonen → Contractsjablonen → Uiterste einddatum stage. Een eigen datum overschrijft die van de school. Met Geen uiterste einddatum voor dit sjabloon geldt er voor dit sjabloon helemaal geen datum, ook niet die van de school.
- Het contract — bij het aanmaken van een contract, of later met de knop Uiterste einddatum verschuiven op de contractpagina.
Een leeg veld bij de school of het sjabloon betekent: geen eigen datum. Het sjabloonformulier toont dan welke datum van de school geldt. Het contract leest de datum telkens opnieuw: wijzigt de school haar datum, dan volgen alle contracten mee die geen eigen datum hebben.
Contract aanmaken
Maak je zelf een contract aan (Stages → Contracten → Aanmaken), dan staat de uiterste einddatum in de rubriek Deadlines, naast de deadline voor ondertekening. Ze vult zich in zodra je het sjabloon kiest: de datum van het sjabloon, anders die van de school. Je kan ze voor dit ene contract aanpassen.
Wat doet de datum?
- De stagekalender weigert nieuwe of verplaatste stagedagen na de datum, ook bij het herhalen van dagen of het overnemen van een planningssjabloon. De datum zelf is nog toegelaten.
- Stagedagen die al na de datum stonden toen ze ingesteld werd, blijven staan.
- Is de datum voorbij en het minimum aantal uren niet gehaald, dan gaat het contract toch naar Afgelopen, met de rode markering onvoldoende uren. De stage geldt dan niet als geslaagd afgerond. In de contractenlijst filter je erop met Onvoldoende uren.
De rode melding: te weinig werkdagen
Het platform telt de werkdagen tot de uiterste einddatum: maandag tot en met vrijdag, zonder feestdagen. Schoolvakanties tellen wel mee. Een weekenddag telt enkel mee als er al een stagedag op gepland staat. De nog te presteren uren worden omgerekend naar dagen met de gemiddelde dagduur van de planning. Volstaan de werkdagen niet meer, bijvoorbeeld na een ziekteperiode, dan gaat de melding af:
- Student — een rode melding bovenaan Mijn stage. Praat met je stagebegeleider: die kan de datum eventueel verschuiven. De student vraagt dit niet zelf aan.
- Mentor — een rood signaal op Mijn stagiairs. Contacteer de stagebegeleider om de uiterste einddatum eventueel te verlengen.
- Begeleider en beheerders — een rood signaal op het dashboard. Overleg met student en mentor en verschuif de datum indien mogelijk.
Daarnaast krijgen student, mentor en begeleider een e-mail: eenmalig bij het eerste tekort, en daarna wekelijks zolang het tekort blijft bestaan. Is het tekort opgelost, dan stopt dat.
De datum voor één contract verschuiven
De begeleider van het contract, een campusbeheerder (van de campus van het contract) of een schoolbeheerder kan de datum voor één contract verschuiven:
- Open het contract en klik Uiterste einddatum verschuiven.
- Kies de nieuwe datum en geef een reden. De reden is verplicht, minstens tien tekens.
- Bevestig met Verschuiven.
De oude en de nieuwe datum en de reden blijven bewaard in het activiteitenlog. Een contract kan verschoven worden zolang het nog dagen aanvaardt, of wanneer het op Afgelopen staat en nog niet gearchiveerd is. In dat laatste geval gaat het contract terug naar Lopend en verdwijnt de markering onvoldoende uren, zodat de ontbrekende dagen nog ingehaald kunnen worden. Een gearchiveerd of verbroken contract kan niet verschoven worden.