Het stagecontract opbouwen uit componenten, per opleiding.
Een contract op het platform is geen vast formulier, maar een reeks bouwstenen: de contractcomponenten. Een contractsjabloon zet die componenten in een volgorde en hangt aan een opleiding. Elke student van die opleiding kiest bij zijn aanvraag een van de actieve sjablonen.
Eerst: de componenten
Onder Sjablonen → Contractcomponenten maak je de bouwstenen. Er zijn zeven types:
- Tekst — vaste tekst: afspraken, reglement, verzekering.
- Stageplanning — met het Minimum uren dat de student moet halen voor de stage kan afsluiten.
- Stageactiviteiten — wat de student zal doen, in onderverdelingen.
- Risicoanalyse en Werkpostfiche — met velden die je zelf opbouwt of uit een meegeleverd template laadt.
- Formulier — eigen velden; je kiest welke rollen het mogen invullen.
- Ondertekenen — het handtekeningblok, met de akkoordtekst en de toegelaten ondertekenmethoden.
Een veld met een Bron vult zich automatisch in met gegevens uit het contract, zoals de naam van de student of het adres van het bedrijf, en kan door niemand aangepast worden.
Dan: het contractsjabloon
- Open Sjablonen → Contractsjablonen en maak een nieuw sjabloon aan.
- Geef het een naam en kies de Opleiding. De componenten en evaluaties van die opleiding worden automatisch geladen. De naam staat bij elk contract in de lijsten en meldingen: kies er een die zegt om welk soort stage het gaat, zoals Stage Verpleegkunde – Woonzorgcentrum.
- Kies eventueel een Campus, als het sjabloon maar voor één campus geldt, en welke andere campussen het mogen bewerken.
- Stel in of de Student urenstaten invult. Staat dat uit, dan tellen enkel de goedgekeurde stagedagen, zonder urenregistraties.
- Geef eventueel eigen datums voor de Deadline ondertekening in (eerste en/of tweede semester), bijvoorbeeld omdat het ministerie ze per opleiding vastlegt. Leeg = de datums uit de schoolinstellingen; het formulier toont welke dat zijn. "Contract aanmaken" en het goedkeuren van een aanvraag vullen de eerstvolgende datum voor.
- Kies eventueel een eigen Uiterste einddatum stage (een datum zonder jaar). Leeg = de datum uit de schoolinstellingen; het formulier toont welke datum dat is. Met Geen uiterste einddatum voor dit sjabloon geldt ook de datum van de school niet.
- Zet de componenten in de Sjabloonbouwer in de juiste volgorde. Per component zie je wie het invult.
- Vink onder Evaluaties de evaluatietemplates aan die bij dit sjabloon horen.
- Kijk de Samenvatting na en zet het sjabloon op Actief.
Nakijken
Met Download DOCX krijg je het sjabloon als Word-bestand om na te lezen. Het beste proefexemplaar is een testcontract in de testomgeving van een begeleider: daar zie je hoe student en mentor het contract echt invullen.
Vaste stagedagen
Lopen alle studenten van dit sjabloon op dezelfde dagen stage, leg dat dan vast in een planningssjabloon. Vanuit het contractsjabloon open je dat met Stageplanning beheren.
Bouwstenen van het bedrijf
Onderdelen zoals de risicoanalyse of de werkpostfiche kent het bedrijf beter dan de school. Een bedrijfsbeheerder kan ze één keer invullen als Voorinvulgegevens; ze staan dan klaar in nieuwe contracten met dat bedrijf.