Schoolgegevens, logo, aanmelden via Microsoft of Google, ondertekenmethoden, testomgeving, of een stage aangevraagd moet worden en wie aanvragen goedkeurt, de deadline voor ondertekening en de uiterste einddatum van stages.
Onder Instellingen → Schoolinstellingen stel je in hoe het platform werkt voor jouw school. Deze instellingen gelden voor alle gebruikers van je school.
De pagina bestaat uit tien secties.
Schoolgegevens
- Schoolnaam — verschijnt op contracten en in e-mails. Het instellingsnummer dat je bij de registratie opgaf, pas je hier niet aan; vraag dat aan de platformbeheerder.
- Type onderwijs — voltijds secundair, DBSO, duaal leren, tweedekansonderwijs, CVO, hogeschool, universiteit of leertijd. Dit is registratiegegeven; het bepaalt niet welke contractsjablonen beschikbaar zijn (dat gebeurt via de opleiding).
- Scholengroep.
- Contactgegevens — adres, telefoon, e-mail en contactpersoon van het secretariaat.
Schoolidentiteit
- Schoollogo — wordt afgedrukt op contracten en documenten. PNG of JPG.
- Omschrijving school — korte tekst (max. 500 tekens) zichtbaar voor studenten en stagebedrijven.
Microsoft SSO
Laat gebruikers aanmelden met hun Microsoft 365 schoolaccount. Je zet de koppeling aan en vult de Azure AD Tenant ID in (Azure Portal → Microsoft Entra ID → Properties → Tenant ID). Studenten, begeleiders en beheerders van je school kunnen enkel een Microsoft-account koppelen als dit aanstaat; in hun profiel zien ze dan ook enkel die knop. Uitschakelen verhindert nieuwe registraties en nieuwe koppelingen via Microsoft; bestaande koppelingen blijven werken. Mentoren hangen niet af van deze keuze.
Google SSO
Idem voor Google Workspace. Je vult het e-maildomein in (bv. "school.be"); enkel accounts van dat domein kunnen zich automatisch registreren. Staat Google uit, dan kan niemand van je school een Google-account koppelen.
Ondertekenmethoden
Vink aan welke methoden toegelaten zijn voor contracten van jouw school. Je moet er minstens één aanvinken. Hier staat ook de schakelaar Ouder of voogd tekent mee bij minderjarige studenten.
Lees: Ondertekenmethode kiezen · Lees: Je ouder of voogd tekent mee
Testomgeving
Bepaal of stagebegeleiders een eigen testomgeving mogen gebruiken om een stage te oefenen. Standaard aan.
Lees: De testomgeving aan- of uitzetten
Stage-aanvragen
Kies bij Stage aanvragen of een student een stage eerst moet aanvragen:
- Nooit (standaard) — de student start zijn contract zelf en kan het meteen invullen. Jij kijkt de stageplaats achteraf na: een taak met herinneringen, af te sluiten met Stageplaats goedgekeurd.
- Alleen bij nieuwe bedrijven — een aanvraag is enkel nodig als het bedrijf bij jouw school nog geen succesvol afgesloten contract (Afgelopen of Archief, op eender welke campus) heeft.
- Altijd — elke stage wordt eerst aangevraagd en goedgekeurd.
De keuze geldt op het moment dat de student indient; aanvragen die al openstaan lopen gewoon door de beoordeling.
Daaronder bepaal je of stagebegeleiders de aanvragen van hun opleidingen zelf mogen goedkeuren of weigeren. Standaard aan: de begeleiders van de opleiding komen dan bij het indienen meteen op de begeleiderslijst van het contract, en de student kan een begeleider van zijn campus kiezen als zijn opleiding er geen heeft. Zet je het uit, dan beslissen enkel school- en campusbeheerders en kiezen zij de begeleider bij de goedkeuring. Dit geldt enkel voor aanvragen: een contract dat zonder aanvraag start, krijgt altijd de begeleiders van de opleiding.
Lees: Een stage-aanvraag goedkeuren of weigeren
Deadline ondertekening
Kies in de kalender een datum voor het eerste semester en/of het tweede semester, bijvoorbeeld 15 oktober en 1 maart. Het jaar telt niet mee. Dit is de standaard die het formulier voorinvult: een nieuw contract krijgt de eerstvolgende datum vanaf de dag van aanmaken, binnen het lopende schooljaar, zowel bij Contract aanmaken als bij het goedkeuren van een aanvraag. Is er geen datum meer over, dan vul je de deadline zelf in. Je kan ze per contract aanpassen, en een contractsjabloon kan eigen datums instellen (bijvoorbeeld per opleiding). De deadline wordt op het contract vastgelegd: wijzig je later de standaard, dan veranderen bestaande contracten niet.
Uiterste einddatum stage
Kies in de kalender een datum, bijvoorbeeld 12 juni. Na die dag kunnen er geen stagedagen meer ingepland worden. Het jaar telt niet mee: de datum geldt elk schooljaar opnieuw, binnen het schooljaar van het contract. Je kan ze elk jaar aanpassen. Laat je beide velden leeg, dan is er geen uiterste einddatum.
- Een contractsjabloon kan een eigen datum instellen, of de regel uitzetten.
- De stagebegeleider (of een beheerder) kan de datum voor één contract verschuiven, bijvoorbeeld na een ziekteperiode.
- Volstaan de resterende werkdagen niet meer om het minimum aantal uren te halen, dan krijgen student, mentor en begeleider een rode melding. Bestaande stagedagen na de datum blijven staan; de regel blokkeert enkel nieuwe of verplaatste dagen.
- Is de datum voorbij en het minimum niet gehaald, dan gaat het contract naar Afgelopen, met de markering onvoldoende uren.
Lees: De uiterste einddatum van een stage · Lees: De levensloop van een contract
Evaluatiesjablonen
Bepaal of stagebegeleiders zelf evaluatiesjablonen mogen maken en beheren voor de opleidingen die ze opvolgen. Standaard aan.
Lees: Evaluatieformulieren beheren
Beveiliging
Verplicht het platform tweetraps-authenticatie, dan kan je school haar stagebegeleiders daarvan vrijstellen. Zet daarvoor Stagebegeleiders moeten geen tweetraps-authenticatie instellen aan; standaard staat het uit. School- en campusbeheerders blijven ze altijd nodig hebben, ook als ze daarnaast begeleider zijn. Een begeleider die ze al ingesteld heeft, houdt ze en blijft de extra code ingeven.
Lees: Tweetraps-authenticatie instellen
Wat je hier níét vindt
- Schooljaar — start- en einddatum van het schooljaar stel je niet in; contracten hebben hun eigen start- en einddatum.
- Vakanties — Belgische feestdagen en Vlaamse schoolvakanties zitten vast in het platform. Lees waarom.
- E-mailteksten — die staan apart, onder Instellingen → E-mailteksten. Lees: E-mailteksten aanpassen.