Wat er gebeurt na de laatste stagedag, en wanneer een contract uit het zicht verdwijnt.
Een contract dat Afgelopen is, blijft niet eeuwig open staan. Het gaat naar Archief, en vanaf dan is het alleen-lezen: niemand kan nog iets wijzigen, maar wie bij het contract betrokken was, kan het wel raadplegen en downloaden.
Het traject
- Afgelopen — het contract gaat automatisch naar Afgelopen zodra de laatste stagedag voorbij is en het minimum aantal goedgekeurde uren gehaald is. Is de uiterste einddatum voorbij zonder dat het minimum gehaald werd, dan gaat het ook naar Afgelopen, met een rode markering onvoldoende uren. De begeleider kan de uiterste einddatum dan nog verschuiven, waarna het contract terug naar Lopend gaat.
- Afwerken — de eindevaluatie wordt ingediend en laatste urenregistraties worden goedgekeurd.
- Archief — een maand nadat de eindevaluatie ingediend werd, archiveert het platform het contract automatisch.
Een verbroken contract gaat een maand na de verbreking automatisch naar het archief.
Eerder archiveren
De begeleider van het contract, of een campus- of schoolbeheerder, kan een Afgelopen contract ook meteen archiveren met de knop Archiveren op de contractpagina. Dat kan pas als de eindevaluatie ingediend is.
Wat verandert er na archivering?
- Niemand kan nog iets wijzigen — geen evaluaties, geen uren, geen contractinhoud. Enkel de stagekalender blijft raadpleegbaar.
- De pdf van het contract en het stagerapport blijven downloadbaar.
Archivering ongedaan maken
Ontbreekt er na archivering nog iets — een urenregistratie die niet goedgekeurd werd, een evaluatie die nog moet — dan kan een campusbeheerder (van de campus van het contract), een schoolbeheerder of een applicatiebeheerder het contract heropenen met Archivering ongedaan maken op de contractpagina. Een reden is verplicht.
- Het contract gaat terug naar Afgelopen: urenregistraties en evaluaties kunnen weer aangevuld worden.
- Student, mentor en begeleider krijgen een melding met de reden, en de heropening staat in de geschiedenis van het contract.
- Een maand na het heropenen archiveert het platform het contract opnieuw automatisch. Een beheerder of de begeleider kan ook eerder weer archiveren.
- Een verbroken contract kan niet heropend worden.
Wie het contract zelf niet mag heropenen, ziet op de contractpagina bij wie hij terecht kan.
Hoe lang blijft een contract bewaard?
Contracten worden niet automatisch verwijderd. Ze blijven in het archief bewaard als bewijsstuk van de stage.